Wie ließt man eine Nebenkostenabrechnung?
Erklärungsvideo zu den von uns erstellten Nebenkostenabrechnungen.
In diesem Video werden die einzeln Punkte aus denen von uns erstellten Nebenkostenabrechnungen erklärt.
Beispieldaten: Nebenkostenabrechnung.pdf
Wie ließt man eine Heizkostenabrechnung?
Erklärungsvideo zu den von uns erstellten Heizkostenabrechnungen.
https://youtu.be/tAUh_xqdt3oWas ist eine Rechnungsprüfung?
Die Rechnungsprüfung wird in der Regel von den Beiratsmitgliedern durchgeführt. Jeder Eigentümer hat aber ebenfalls das Recht die Unterlagen einzusehen. Das WEG enthält in § 29 Abs. 3 die Bestimmung, dass Wirtschaftsplan und Abrechnung vor der Beschlussfassung durch die Eigentümerversammlung vom Verwaltungsbeirat geprüft werden müssen. Nähere Angaben oder Bestimmungen über die Art und den Umfang der Prüfung ergeben sich aus dem Gesetz jedoch nicht.
In der Rechtsprechung ist aber oft die Rede von einer: "Pflicht zur Prüfung nach den allgemeinen Prüfungsgrundsätzen der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit“. Somit ist für die Jahresabrechnung einer Eigentümergemeinschaft die zutreffende Zuordnung der Ausgaben auf Kostenkonten und die Anwendung der richtigen Verteilungsschlüssel zu prüfen.
Wir arbeiten hier mit einer doppelten Buchführung, was die Kontrolle einfacher gestaltet, aber deutlich mehr Aufwand für uns bedeutet. Aber auch wir können so unsere Arbeit besser kontrollieren. Bei uns wird zu jeder Kontoauszug-Seite die dort enthaltenen Rechnungen abgelegt und die einzelnen Buchungen sind einzeln kontrollierbar.
Wie läuft eine Eigentümerversammlung ab?
- Im Wohnungseigentumgesetz (WEG) ist genau geregelt, wie der Verwalter die Eigentümerversammlung ordnungsgemäß durchführen muss.
- Der Verwalter muss eine Einladung mit den Tagesordnungspunkten an jedem Eigentümer schicken. Bei guten Verwaltungen liegt gleichzeitig noch eine Vollmacht bei, so dass sofern ein Eigentümer nicht persönlich teilnehmen kann, für jemanden aus der Gemeinschaft, aus seinem persönlichen Umfeld oder dem Verwalter ein Vollmacht ausgestellt werden kann, damit seine Stimme auch vertreten ist. Die Wohnungseigentümerversammlung ist nicht öffentlich, so dürfen nur Personen teilnehmen, die Eigentümer einer Wohnung sind (im Grundbuch eingetragen sind) oder Personen mit einer gültigen Vollmacht. Die Vollmacht kann für jeden Tagesordnungspunkt ein gewünschte Abstimmung vorgeben, oder den Bevollmächtigten frei entscheiden lassen. Auch eine Kombination ist möglich.
- Die Einladung muss auch eine Ladungsfrist von mindestens zwei Wochen zur Versammlung berücksichtigen.
- Der Verwalter übernimmt normalerweise die Versammlungsleitung, es sei denn, die Versammlung beschließt es anders. Der Versammlungsleiter prüft zunächst die Beschlussfähigkeit der Versammlung und kontrolliert die Vollmachten. Die Versammlung ist in aller Regel beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte aller Miteigentumsanteile vertreten sind. Wenn während der Versammlung einzelne Wohnungseigentümer den Raum verlassen, ist im schlimmsten Fall die Versammlung nicht mehr beschlussfähig. Der Versammlungsleiter sollte bei jedem Beschluss immer die abstimmenden Miteigentumsanteile kontrollieren.
- Ist eine Versammlung nicht Beschlussfähig kann die Verwaltung zu einer zweiten Versammlung mit der gleichen Tagesordnung laden, hier muss die Beschlussfähigkeit nicht mehr geprüft werden. Diese Versammlung ist immer beschlussfähig.
- Es ist auch zulässig zu einer Versammlung einzuladen und gleich zu einer zweiten Versammlung eine Stunde später einzuladen. So kann eine nicht beschlussfähige Versammlung nach einer Stunde ohne Prüfung der Anzahl der Eigentümer dennoch durchgeführt werden.
- Ist einer der Tagesordnungspunkt die „Verwalterbestellung“, empfiehlt es sich, für diesen Punkt die Versammlungsleitung dem Beirat zu übergeben. Der Verwalter kann sich zu dem Punkt noch zu Wort melden, sollte zur Abstimmung aber den Raum verlassen. Besitzt der Verwalter selbst noch Miteigentumsanteile ist er für die Verwalterbestellung trotzdem stimmberechtigt. Weiter Informationen zum Verwalterwechsel finden sie hier.
- Über jeden Tagesordnungspunkte wird diskutiert und durch Beschlüsse abgestimmt. Dabei muss die Reihenfolge der Tagesordnung eingehalten werden, es sei denn, die Versammlung beschließt etwas anderes. Je nach Art und Umfang der Tagesordnung kann der Versammlungsleiter die Redezeit beschränken. Die Beschlüsse dürfen nicht dem Wohnungseigentumsgesetz oder der Teilungserklärung widersprechen.
- Bei der Auszählung der Stimmen hat jede Wohneinheit eine Stimme, soweit die Gemeinschaftsordnung nichts anderes bestimmt. Der Versammlungsleiter muss bei jedem Beschluss alle Fürstimmen, Enthaltungen und Gegenstimmen abfragen und protokollieren. Anschließend ist das Ergebnis/der Beschluss noch einmal vom Versammlungsleiter laut zu verkünden. Dieses wird von einigen Versammlungsleiter gern übersehen.
- Über alle die in der Versammlung gefassten Beschlüsse muss ein Protokoll angefertigt werden. Die Dokumentation der Beschlussergebnisse ist für alle Beteiligten wichtig. Der Versammlungsleiter muss deshalb darauf achten, dass die Mehrheitsverhältnisse nur nach der Zahl der abgegebenen Ja- und Nein-Stimmen ermittelt und dargestellt werden. Enthaltungen werden nicht mitgezählt. Das Protokoll ist ein reines Beschlussprotokoll. Wortmeldungen und Meinungen müssen nicht protokolliert werden, aber dennoch würde ein guter Versammlungsleiter im Protokoll das Zustandekommen eines Beschlusses im Protokoll mit aufführen. Das Protokoll muss ohne größere Verzögerung nach der Versammlung vom Versammlungsleiter angefertigt werden und dem Beirat bzw. den zur Unterzeichnung berechtigten Eigentümern - werden im Rahmen der Versammlung bestimmt - zur Prüfung und Unterschrift vorgelegt werden.
- Der Verwalter hat die Pflicht, die Beschlüsse in einer Beschlusssammlung zu sammeln. Die Wohnungseigentümer und Kaufinteressenten haben jederzeit das Recht, die Beschlusssammlung einzusehen. Die auf einer Versammlung gefassten Beschlüsse sind unverzüglich in die Beschlusssammlung aufzunehmen.
Was ist der Unterschied zwischen modernisieren und instandsetzen
Wohnungseigentumsgesetz unterscheidet zwischen
1. Instandhaltung und Instandsetzung
2. modernisierende Instandhaltung
3. Modernisierung
4. bauliche Veränderung
1. Instandhaltung und Instandsetzung
(man spricht hier auch von der "heilenden Wirkung")
Instandhaltung:
Instandhaltung ist die Aufrechterhaltung des ursprünglichen Zustandes der Wohnanlage; sämtliche Massnahmen, die die normale und gebrauchtsbedingte Abnutzung beseitigt, z.B. Wartungsarbeiten oder Pflege- und Reinigungsarbeiten.
Instandsetzung:
Beseitigung von Schäden und Mängeln der Wohnanlage, deren Ursache in der Abnutzung und Alterung liegen; Massnahmen dienen der Wiederherstellung des bestehenden Zustandes.
Ein kaputtes, einfach verglastes Fenster wird durch ein neues, einfach verglastes Fenster ersetzt. Die Sache wird instandgesetzt.
Die Instandsetzung und Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums gehört zur ordnungsgemäßen Verwaltung (§ 21 Abs. 5 Nr. 2 WEG).
Über die ordnungsgemäße Instandsetzung und Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums entscheidet die Eigentümergemeinschaft in der Wohnungseigentümerversammlung (§ 23 WEG) durch Mehrheitsbeschluß (§ 25 WEG).
Die dafür anfallenden Kosten tragen alle Eigentümer gemeinschaftlich (§ 16 Abs. 2 WEG) im Verhältnis ihrer Anteile.
2. Modernisierende Instandsetzungen
Bei der modernisierende Instandsetzungen beschränkt sich die Baumaßnahme nicht nur darauf, den bisherigen Zustand durch Reparatur oder Instandsetzungsarbeiten wieder ordnungsgemäß herzustellen. Es tritt vielmehr eine bauliche Verbesserung ein.
Vereinfacht gesagt: Ersetzen von DEFEKTEN Einrichtungen oder Anlagen durch technisch neuere, bessere und nicht durch gleichartige.
Ein kaputtes, einfach verglastes Fenster wird durch ein neues, doppelt verglastes Fenster ersetzt. Die Sache wird modernisiert instandgesetzt.
3. Modernisierung
(man spricht hier auch von der "verbessernden Wirkung")
Massnahmen, die den Gebrauchswert der Immobilie nachhaltig erhöhen, die allgemeinen Wohnverhältnisse auf Dauer verbessern, Schallschutzmaßnahmen oder nachhaltig Einsparungen von Energie oder Wasser bewirken. (Wärmedämmung des Daches oder der Fassade, ein neuer Brennwertkessel)
Anlass ist keine Reparatur, sondern der Wunsch nach Verbesserung!
Ein heiles, einfach verglastes Fenster wird durch ein neues, doppelt verglastes Fenster ersetzt. Die Sache wird modernisiert.
4. bauliche Massnahmen
Massnahmen, die das Haus oder Teile davon verändern, z.B. Balkone neu anbauen, Gebäude aufstocken oder Teile werden abgerissen.
Bei baulichen Veränderungen ist nach § 22 WEG eine Allstimmigkeit gefordert.
Die dafür anfallenden Kosten tragen alle Eigentümer gemeinschaftlich (§ 16 Abs. 2 WEG) im Verhältnis ihrer Anteile.
Es wird Loch in die Wand gerissen und ein Fenster eingebaut.
Wo müssen Rauchmelder installiert sein?
Im Land Schleswig-Holstein wurde die Landesbauordnung im letzten Dezember noch einmal geändert. Der § 49 (4) der die Eigentümer vorhandener Wohnungen dazu verpflichtet, nunmehr bis 31. Dezember 2010 in jedem Flur, Schlafzimmer, Kinderzimmer oder für jeden Aufenthaltsraum durch den ein Rettungsweg führt, Rauchmelder anzubringen, wurde jetzt noch erweitert.
Die Sicherstellung der Betriebsbereitschaft obliegt jetzt dem unmittelbaren Besitzer (Mieter, Bewohner), es sei denn, die Eigentümer übernehmen diese Verpflichtung selbst. Das bedeutet, dass die meisten Mieter für die Betriebsbereitschaft der Rauchmelder verantwortlich sind.
Dieses ist für Eigentümer und Hausverwaltungen nur schwer kontrollierbar. Da das Gesetz es dem Eigentümer aber auch erlaubt, diese Aufgabe selbst zu übernehmen, können sich die Eigentümer einer Eigentümergemeinschaft für eine gemeinsame Lösung entscheiden. So kann die Hausverwaltung von einer Fachfirma die Betriebsbereitschaft aller Rauchmelder sicherstellen lassen. Diese Kosten können im Rahmen der Betriebskostenabrechnung auf die Mieter umgelegt werden.
Obwohl eine Eigentumswohnung Sondereigentum ist, kann die Eigentümergemeinschaft nach herrschender Meinung dennoch das Anbringen und die Wartung der Rauchmelder durch eine Fachfirma beschließen, da hier bei mangelhaft installierten Rauchmeldern von einer Gefährdung der Gemeinschaft auszugehen ist.
Was sind die Aufgaben des Verwaltungsbeirates
Aufgaben des Beirates:
Welche Aufgaben, Rechte und Pflichten hat der Verwaltungsbeirat einer Eigentümergemeinschaft? Grundsätzlich ist festzuhalten, dass der Beirat in erster Linie die Verwaltung unterstützen und kontrollieren soll.
Beziehung Beirat und Verwaltung
Rechnungsprüfung
Der Verwaltungsbeirat prüft im Vorfeld der Eigentümerversammlung den vom Verwalter vorgelegten Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung. Dabei ist er berechtigt, Auskunft über die Tätigkeit des Verwalters zu verlangen und Einsicht in dessen Unterlagen zu nehmen. In der Eigentümerversammlung hat der Verwaltungsbeirat eine Stellungnahme zum Jahresabschluss und einen Abstimmungsvorschlag hinsichtlich dessen Genehmigung an die Wohnungseigentümer abzugeben.
Unterstützung
Dazu gehören neben der Überwachung der Einhaltung der Hausordnung, auch Maßnahmen zur Instandhaltung und Instandsetzung, sowie Fragen der Finanzanlage des gemeinschaftlichen Geldes.
Beziehung der Beiratsmitglieder untereinander
Sinnvoll ist natürlich, dass alle Beiratsmitglieder den gleichen Wissensstand haben. Das bedeutet, dass ein Mitglied die anderen in Beiratsangelegenheiten informieren soll, die anderen aber auch nachfragen sollten. Eine ausdrückliche Pflicht in beide Richtungen besteht nicht. Weiterhin ist zu prüfen, ob die eventuell fehlenden Informationen tatsächlich die Funktion als Beirat betreffen oder vielleicht Arbeiten/Termine rein aus Eigentümerinteresse heraus durchgeführt/wahrgenommen werden.
Beziehung Beirat und den übrigen Eigentümern
Was ist eine Beschluss-Sammlung?
Jeder Verwalter ist nach dem Gesetz (WEG § 24 / 7) verpflichtet, eine Beschlusssammlung zu führen. Führt er so eine Beschlusssammlung nicht, ist dieses laut WEG § 26 / 1 immer ein wichtiger Grund zur Abberufung des Verwalters.
Die Beschluss-Sammlung beinhaltet folgende Daten:
- in der Versammlung der Wohnungseigentümer verkündeten Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Versammlung
- Die schriftlichen Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Verkündung
- Die Urteilsformeln der gerichtlichen Entscheidungen in einem Rechtsstreit gemäß §43 mit Angabe ihres Datums, des Gerichts und der Parteien, soweit diese Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen nach dem (Datum des ersten Tages des vierten auf die Verkündung folgenden Kalendermonats) ergangen sind.
Zweck der neu eingeführten Verpflichtung zur Führung einer Beschluss-Sammlung ist die Verbesserung der Informationen und der Transparenz. Sie dient primäre dem Schutz zukünftiger Rechtsnachfolger einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Der zukünftige Wohnungseigentümer erhält durch die Beschluss-Sammlung die Möglichkeit, sich über die bestehenden Rechts- bzw. Beschlusslagen zu informieren.
Darüber hinaus dient sie dem Schutz der an der Versammlung nicht teilgenommenen Wohnungseigentümer, da diese nicht wie früher auf die Zusendung des Versammlungsprotokolls warten müssen, sondern sich sofort über die getroffenen Beschlüsse informieren können.
Wann und wie kann ich meinen Verwalter wechseln?
Es gibt verschiedene Situationen, in denen ein neuer Verwalter gesucht wird.
- Es wird gerade eine neue Eigentümergemeinschaft gebildet (Neubau oder Umwandlung).
- Die bestehende Verwalterbestellung läuft nach Zeitablauf aus und man ist mit dem aktuellen Verwalter unzufrieden.
- Die Verwaltung wird durch die Eigentümer selbst ausgeführt und soll jetzt auf professionelle Beine gestellt werden.
Im ersteren Fall wird Ihnen vermutlich der Bauträger/alleinige Eigentümer vor der Aufteilung in Wohnungseigentum seine Verwalterwahl nahelegen und den ersten Verwalter bereits in der Teilungserklärung selbst benennen. Ein Grund hierfür ist in den meisten Fällen das frühzeitige Erstellen der Wirtschaftspläne und das rechtzeitige Ausarbeiten der Verträge mit den Dienstleistern, wie Hausmeistern, Fahrstuhlwartungsverträgen und so weiter. Einige Bauträger unterhalten ihre eigene Hausverwaltung um etweilige Auseinandersetzungen mit der Eigentümergemeinschaft z.B. bei eventuell vorhandenen Baumängeln zu vermeiden. Eine enge geschäftliche Beziehung zwischen Bauträger/Bauherr und Verwaltung sollte vermieden werden, da es sonst schon mal zu Interessenkonflikten kommen kann.
Im zweiten Fall ist ein Blick in die Teilungserklärung bzw. in die Beschlussprotokolle der Eigentümerversammlungen nötig. Ein Verwalter kann maximal für eine Dauer von fünf Jahren bestellt werden (Ausnahme: Erstbestellung bei Neubau/Umwandlung max. drei Jahre). Die Verwalterbestellung endet mit Zeitablauf ohne das es von beiden Seiten einer Kündigung bedarf. Ein neuer Verwalter kann frühestens im letzten Jahr der laufenden Bestellungszeit gewählt werden. Ein Wechsel steht natürlich meistens den Interessen des aktuellen Verwalters entgegen. Er wird wahrscheinlich versuchen, einen Verwalterwechsel zu verhindern. Regelmäßig findet einmal jährliche eine Eigentümerversammlung statt. Im letzten Jahr seiner „Amtszeit“ sollte der bisherige Verwalter den Punkt Verwalterneubestellung auf die Tagesordnung aufnehmen. Dies wird er schon im eigenen Interesse tun, denn ohne Beschluss der Eigentümer ist auch seine Verwaltertätigkeit beendet. Wenn Sie den Verwalter wechseln wollen, müssen Sie spätestens jetzt tätig werden und sich Angebote anderer Verwaltungen einholen. Der aktuelle Verwalter wird dies verständlicher Weise nicht für Sie tun. Angebote kann sich jeder Eigentümer anfordern, ohne hierfür einen besonderen Auftrag zu haben oder im Beirat zu sein. Sinnvoll ist allerdings den anderen Eigentümern vorliegende Angebote vor der Eigentümerversammlung zur Kenntnis zu geben, damit diese sich auf der Versammlung nicht „überfallen“ fühlen und objektiv eine Meinung fällen können. Der Verwalter wird mit einfacher Mehrheit gewählt, d.h. wenn mehr als die Hälfte der anwesenden Stimmen sich für einen Verwalter entscheiden, ist dieser gewählt.
Ein Verwaltervertrag mit dem neuen Verwalter muss noch nicht auf dieser Eigentümerversammlung beschlossen werden. Aber es ist zu empfehlen, dass allen Eigentümer schon ein Vertragsentwurf vorliegt.
Im letzteren Fall ist auszuführen, dass jede Eigentümergemeinschaft grundsätzlich das Recht hat sich selbst zu verwalten. Wenn allerdings auch nur ein Eigentümer dieser Gemeinschaft darauf besteht, dass ein Verwalter bestellt werden soll, haben sich alle anderen Eigentümer diesem Entschluss unterzuordnen. In diesem Fall ist der Ablauf wie eben beschrieben einzuhalten. Bei Streitigkeiten kann auch per Gerichtsbeschluss ein Verwalter bestellt werden.
Wenn Sie es möchten, begleiten und unterstützen wir Sie bei einem Verwalterwechsel.
