Das WEG gibt vor, wie die Versammlung ablaufen muss:

  • Im Wohnungseigentumgesetz (WEG) ist genau geregelt, wie der Verwalter die Eigentümerversammlung ordnungsgemäß durchführen muss.
  • Der Verwalter muss eine Einladung mit den Tagesordnungspunkten an jedem Eigentümer schicken. Bei guten Verwaltungen liegt gleichzeitig noch eine Vollmacht bei, so dass sofern ein Eigentümer nicht persönlich teilnehmen kann, für jemanden aus der Gemeinschaft, aus seinem persönlichen Umfeld oder dem Verwalter ein Vollmacht ausgestellt werden kann, damit seine Stimme auch vertreten ist. Die Wohnungseigentümerversammlung ist nicht öffentlich, so dürfen nur Personen teilnehmen, die Eigentümer einer Wohnung sind (im Grundbuch eingetragen sind) oder Personen mit einer gültigen Vollmacht. Die Vollmacht kann für jeden Tagesordnungspunkt ein gewünschte Abstimmung vorgeben, oder den Bevollmächtigten frei entscheiden lassen. Auch eine Kombination ist möglich. 
  • Die Einladung muss auch eine Ladungsfrist von mindestens zwei Wochen zur Versammlung berücksichtigen.
  • Der Verwalter übernimmt normalerweise die Versammlungsleitung, es sei denn, die Versammlung beschließt es anders. Der Versammlungsleiter prüft zunächst die Beschlussfähigkeit der Versammlung und kontrolliert die Vollmachten. Die Versammlung ist in aller Regel beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte aller Miteigentumsanteile vertreten sind. Wenn während der Versammlung einzelne Wohnungseigentümer den Raum verlassen, ist im schlimmsten Fall die Versammlung nicht mehr beschlussfähig. Der Versammlungsleiter sollte bei jedem Beschluss immer die abstimmenden Miteigentumsanteile kontrollieren.
  • Ist eine Versammlung nicht Beschlussfähig kann die Verwaltung zu einer zweiten Versammlung mit der gleichen Tagesordnung laden, hier muss die Beschlussfähigkeit nicht mehr geprüft werden. Diese Versammlung ist immer beschlussfähig.
  • Es ist auch zulässig zu einer Versammlung einzuladen und gleich zu einer zweiten Versammlung eine Stunde später einzuladen. So kann eine nicht beschlussfähige Versammlung nach einer Stunde ohne Prüfung der Anzahl der Eigentümer dennoch durchgeführt werden.
  • Ist einer der Tagesordnungspunkt die „Verwalterbestellung“, empfiehlt es sich, für diesen Punkt die Versammlungsleitung dem Beirat zu übergeben. Der Verwalter kann sich zu dem Punkt noch zu Wort melden, sollte zur Abstimmung aber den Raum verlassen. Besitzt der Verwalter selbst noch Miteigentumsanteile ist er für die Verwalterbestellung trotzdem stimmberechtigt. Weiter Informationen zum Verwalterwechsel finden sie hier.
  • Über jeden Tagesordnungspunkte wird diskutiert und durch Beschlüsse abgestimmt. Dabei muss die Reihenfolge der Tagesordnung eingehalten werden, es sei denn, die Versammlung beschließt etwas anderes. Je nach Art und Umfang der Tagesordnung kann der Versammlungsleiter die Redezeit beschränken. Die Beschlüsse dürfen nicht dem Wohnungseigentumsgesetz oder der Teilungserklärung widersprechen.
  • Bei der Auszählung der Stimmen hat jede Wohneinheit eine Stimme, soweit die Gemeinschaftsordnung nichts anderes bestimmt. Der Versammlungsleiter muss bei jedem Beschluss alle Fürstimmen, Enthaltungen und Gegenstimmen abfragen und protokollieren. Anschließend ist das Ergebnis/der Beschluss noch einmal vom Versammlungsleiter laut zu verkünden. Dieses wird von einigen Versammlungsleiter gern übersehen.
  • Über alle die in der Versammlung gefassten Beschlüsse muss ein Protokoll angefertigt werden. Die Dokumentation der Beschlussergebnisse ist für alle Beteiligten wichtig. Der Versammlungsleiter muss deshalb darauf achten, dass die Mehrheitsverhältnisse nur nach der Zahl der abgegebenen Ja- und Nein-Stimmen ermittelt und dargestellt werden. Enthaltungen werden nicht mitgezählt. Das Protokoll ist ein reines Beschlussprotokoll. Wortmeldungen und Meinungen müssen nicht protokolliert werden, aber dennoch würde ein guter Versammlungsleiter im Protokoll das Zustandekommen eines Beschlusses im Protokoll mit aufführen. Das Protokoll muss ohne größere Verzögerung nach der Versammlung vom Versammlungsleiter angefertigt werden und dem Beirat bzw. den zur Unterzeichnung berechtigten Eigentümern - werden im Rahmen der Versammlung bestimmt - zur Prüfung und Unterschrift vorgelegt werden. 
  • Der Verwalter hat die Pflicht, die Beschlüsse in einer Beschlusssammlung zu sammeln. Die Wohnungseigentümer und Kaufinteressenten haben jederzeit das Recht, die Beschlusssammlung einzusehen. Die auf einer Versammlung gefassten Beschlüsse sind unverzüglich in die Beschlusssammlung aufzunehmen.